Сотрудник не выходит на работу: что делать работодателю

По статистике платформы s-pro, около 8,1% отказов в найме - гостинг: кандидат принял предложение о работе и пропал или не вышел в первый день. С уже работающими людьми история похожая: сотрудник не выходит на работу, телефон недоступен, заявление никто не видел. Точка или производство стоят, а владелец не знает, когда можно искать замену и что делать с документами.

Это пошаговый план для владельца ИП или небольшой компании без кадровика. Внутри: что считается прогулом по Трудовому кодексу, что фиксировать в первые сутки, сколько ждать до увольнения, какие документы уберегут от суда и чем закрыть смену, пока человек числится. Нормы приведены в редакции, действующей на сентябрь 2026 года, юридические формулировки переведены на человеческий язык.

Что считается прогулом по Трудовому кодексу

Коротко: прогул - это отсутствие на рабочем месте больше четырёх часов подряд рабочего времени или всю смену без уважительной причины. Обеденный перерыв в подсчёт не входит, и для увольнения по статье 81 ТК достаточно одного такого дня.

«

«...прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (её) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)».

Ключевое слово в формуле - «подряд». Отсутствие четыре часа до обеда и час после ещё не прогул: перерыв не считается рабочим временем, и счёт начинается заново. Пять часов подряд или полная смена без объяснений - уже основание, причём одного дня хватает.

Длительное отсутствие - это прогул за каждый день отдельно, оформлять его нужно актами день за днём; как именно, разберём ниже. Верховный суд в постановлении Пленума № 2 от 17.03.2004 добавил к прогулу самовольный уход в отпуск и уход до истечения отработки при увольнении по собственному желанию.

Что прогулом не считается: опоздание на два-три часа - это дисциплинарный проступок со своей процедурой, до увольнения по статье 81 он не дотягивает; отказ выйти в выходной день; отсутствие, причина которого ещё не выяснена. Пока причина неизвестна, в табеле идёт неявка по невыясненным причинам, о ней - в следующем разделе.

Что делать в первые 24 часа

Коротко: позвоните по всем номерам и запишите результат каждого звонка, составьте акт об отсутствии, поставьте в табель код «НН» и отправьте заказное письмо с требованием объяснений. Документы начинаются с первого дня, сидеть и ждать «две недели» закон не требует.

1. 1

   Позвоните и запишите

   Все номера из личного дела, включая родственников. Дата, время и итог каждого звонка - в служебную записку. СМС и мессенджеры тоже подходят, если вы так общались по работе: Иркутский областной суд принял как доказательство телефонограмму, СМС и звонки, на которые работник не отвечал.

2. 2

   Составьте акт за первый день

   В акте - дата, время, кто и сколько отсутствует, подписи двух-трёх свидетелей: руководитель, коллега, бухгалтер. Акт нужен за каждый рабочий день отсутствия. Верховный суд Башкортостана восстановил работника, которого не было два года, именно потому, что за последний месяц акты перестали составлять.

3. 3

   Поставьте в табель код «НН»

   Табель - документ учёта рабочего времени; у малых компаний он обычно ведётся в бухгалтерской программе. Пока причина неизвестна, ставьте код «НН» - неявку по невыясненным причинам. Код прогула «ПР» заранее записывать нельзя: если причина окажется уважительной, неверный код будет работать против вас в суде.

4. 4

   Отправьте заказное письмо

   На адрес регистрации, с описью вложения и уведомлением о вручении. В письме - требование явиться и дать письменные объяснения. Телеграмма как доказательство ещё сильнее.

5. 5

   При странной пропаже - заявление в полицию

   Для увольнения оно не обязательно, но показывает суду вашу добросовестность и запускает розыск, если с человеком случилось что-то серьёзное.

«

«"Избавиться" от такого "пропавшего" сотрудника без риска его восстановления на работе невозможно до тех пор, пока не будут выяснены причины отсутствия сотрудника на работе. За время отсутствия заработная плата не начисляется, поскольку он не выполняет своей трудовой функции, но при этом он продолжает быть работником и числиться у данного работодателя».

Слово «риск» в ответе Роструда - описание процедуры: пока причина неизвестна, человек остаётся вашим работником. Зарплату за эти дни не начисляют, но место за ним держится, взять на него человека на постоянной основе нельзя.

Сколько ждать и когда можно увольнять

Коротко: срока ожидания в законе нет - ждать приходится только почту и два рабочих дня на письменное объяснение. Приказ об увольнении нужно успеть издать не позже месяца со дня обнаружения прогула и в любом случае не позже шести месяцев со дня самого прогула.

Популярный совет «подождите две недели» из закона не следует. Схема по Трудовому кодексу выглядит так: письмо идёт до адресата около недели, потом у человека два рабочих дня на объяснение - срок считается с момента, когда он мог получить требование. Ответа нет - составляете акт и оформляете увольнение.

«

«Работодатель не обязан выискивать сотрудника. Он обязан попробовать связаться, написать письмо и может уволить, если не получил ответа».

Дальше работают два срока статьи 193 ТК. Первый - месяц со дня обнаружения: приказ об увольнении за прогул издают не позже месяца с того дня, когда о прогуле узнал руководитель; дни болезни и отпуска работника из срока вычитаются. Второй - шесть месяцев со дня совершения: пропустили полгода, уволить за прогул уже нельзя, остаются собственное желание или соглашение сторон. Полугодовой предел Роструд подтверждает отдельным разъяснением - вопрос № 166950 сервиса «Онлайнинспекция.рф».

Если человек исчез совсем и письма возвращаются невостребованными, есть второй путь - статья 83 ТК: через год неизвестности человека можно в судебном порядке признать безвестно отсутствующим и уволить по этому основанию. Путь надёжный, но долгий; на практике аккуратными актами закрывают быстрее по статье 81.

Как оформить увольнение за прогул без ошибок

Коротко: цепочка из пяти документов: требование объяснений, акт по итогам двух рабочих дней, приказ об увольнении, уведомление за трудовой книжкой, расчёт. Проигранные суды чаще всего начинаются с пропущенного первого шага.

1. 1

   Письменно потребуйте объяснения

   Это обязательный шаг статьи 193 ТК: «До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт». Требование направляйте заказным письмом, как и первый запрос.

2. 2

   Зафиксируйте отказ актом

   Непредоставление объяснения не мешает увольнению: закон прямо разрешает наказать работника без его объяснений, если вы их запросили и зафиксировали это актом.

3. 3

   Издайте приказ об увольнении

   Одного приказа достаточно, основание - пункт 6 части первой статьи 81 ТК. Вручить под роспись не получается - закон даёт решение: «В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись» (ст. 84.1 ТК).

4. 4

   Поставьте правильную дату

   Обычно это последний фактически отработанный день. Днём увольнения не может быть дата, когда сотрудник был на больничном. Спорные случаи - например, если первая смена после прогула так и не состоялась - сверяйте с юристом: единая практика по ним не устоялась.

5. 5

   Отправьте уведомление за трудовой книжкой

   Предложите забрать её или дать согласие на отправку почтой. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки - для увольнения за прогул это прописано отдельной нормой статьи 84.1.

Цену пропущенного шага показывает пример из разбора Bejure: ИП уволил кладовщика за прогул, ограничившись звонками, без единого письменного уведомления. Суд признал увольнение незаконным - работодатель не доказал, что запрашивал объяснения. Человека восстановили с выплатой среднего заработка за четыре месяца процесса.

Что выплатить и как отдать расчёт, если человек не приходит

Коротко: выплачивают зарплату за отработанные дни и компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. Дни прогула не оплачиваются. Если человек за расчётом не явился, деньги депонируются и не сгорают.

«

«При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете».

На практике это выглядит так: расчёт готов, человек не приходит - деньги остаются невыданными (депонируются) и выдаются по первому его требованию, хоть через месяцы. Трудовую книжку отдаёте по уведомлению из предыдущего раздела. Штрафовать работника за прогул или «удержать за простой» из его зарплаты нельзя: штрафы сотрудникам запрещены вовсе, удержания возможны только в ограниченных законом случаях.

Кого нельзя увольнять за прогул

Коротко: у всех работников без исключений увольнение за прогул невозможно в период больничного и отпуска. Беременных нельзя увольнять за прогул в принципе, несовершеннолетних - только с согласия инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних. Женщину с ребёнком до трёх лет за прогул уволить можно - это частая путаница.

«

«Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске».

Запрет по больничному работает жёстко: запросить объяснение, пока человек лечится, тоже нельзя. Верховный суд отменил увольнение именно из-за запроса объяснения в период нетрудоспособности (определение № 69-КГ20-3). Беременных статья 261 защищает даже тогда, когда работодатель о беременности не знал; за незаконное увольнение беременной возможна уголовная ответственность - штраф до 200 000 ₽ по статье 145 УК.

Со «стрессовым больничным» - когда листок приносят уже после увольнения - суды разбираются по дате увольнения. Умышленное сокрытие больничного ради последующего восстановления Верховный суд считает злоупотреблением правом и в восстановлении отказывает, если день увольнения был для человека рабочим. А болезнь без единого документа и обращения к врачу уважительной причиной не признали в деле № 88-6995/2020: официантка, уволенная за прогул, суд проиграла.

Что изменилось в 2026 году

Коротко: порядок увольнения за прогул в 2026 году не менялся. Обновления затронули соседние механизмы - срочные договоры для малого бизнеса, испытательный срок и основание за хищение - на пункт «прогул» они не влияют.

Осенние поправки по трудовому праву мы разбирали подробно в статье об изменениях ТК РФ с 1 сентября 2026, здесь коротко. Закон № 144-ФЗ от 25.05.2026 расширил основание за хищение - это соседний подпункт той же статьи 81, на прогул он не влияет. Закон № 91-ФЗ добавил женщин с детьми до трёх лет к списку тех, кому нельзя устанавливать испытательный срок. Увольнение за прогул этот закон не затрагивает.

Практически полезное изменение одно: малый бизнес из реестра МСП с численностью до 70 человек (розница и бытовые услуги - до 20) может заключать срочный трудовой договор по соглашению сторон с новыми работниками. Для сценария «человек пропал - нужна замена» это отдельный инструмент, разберём его ниже.

Чем грозит ошибка в оформлении

Коротко: суды чаще всего отменяют увольнения за прогул из-за процедуры: нет акта, не запрошено объяснение, пропущен месячный срок. Цена - восстановление человека, средний заработок за всё время процесса и штраф.

• Только звонки, без писем. ИП уволил кладовщика без письменных уведомлений - восстановление и четыре месяца среднего заработка (пример из разбора Bejure).
• Акты не за все дни. Работник отсутствовал два года, но за последний месяц актов не нашлось - Верховный суд Башкортостана восстановил его полностью.
• Объяснение запрошено в период больничного. Определение ВС РФ № 69-КГ20-3: увольнение отменено.
• Не доказан порядок статьи 193. В деле № 2-264/2025 (решение от 28.11.2025) суд отменил увольнение за прогул: работодатель не представил доказательств, что запрашивал объяснения.

При проигрыше платят средний заработок за всё время вынужденного прогула - до конца судебного разбирательства, то есть за месяцы (статья 394 ТК, позиция Конституционного суда). Плюс компенсация морального вреда, судебные расходы и штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП: должностные лица и ИП - 1 000-5 000 ₽, компания - 30 000-50 000 ₽, повторно - до 70 000 ₽.

Обратный пример из практики: Иркутский областной суд поддержал работодателя, который звонил, отправлял СМС и телефонограммы и, не получив ответа, уволил. Требования слать исключительно бумажные письма в законе нет - суды принимают доказуемые попытки по разным каналам, а заказное письмо остаётся обязательным минимумом.

Чем закрыть смену, пока человек числится

Коротко: взять человека «на его место» на постоянной основе нельзя - пропавший числится в штате. Рабочие варианты: срочный трудовой договор с новым сотрудником, совмещение для своих - и параллельно обычный найм: на одного вышедшего закладывайте полтора-два десятка откликов.

Считайте простой в деньгах: дневная ставка потерь равна месячному плану выручки позиции, делённому на 21 рабочий день. Для продающих позиций это обычно 10 000-30 000 ₽ в день; у точки выдачи вместо плана - еженедельный оборот, который без оператора перестаёт капать. Полную экономику пустой позиции - в статье о стоимости открытой вакансии.

Срочный договор после осенних поправок работает так: малый бизнес до 70 человек (розница до 20) заключает его с новыми работниками по соглашению сторон, и договор сам прекращается в срок. Свой вариант - временное совмещение коллеге с доплатой: для короткой дыры в графике оно дешевле найма со стороны.

Если закрываете вакансию сами - стартуйте сразу: срок закрытия линейных позиций 5-21 день, а из откликов до фактического выхода доходит 5-12% людей. Каналы с ценами и расчёт воронки - в гайдах про массовый подбор персонала и сроки закрытия вакансий.

Замена нужна быстрее, чем идёт почта с письмом? Подбор персонала в Рекрио стоит фиксированные 69 000 ₽ за вакансию: первые кандидаты - за 48 часов, замена в течение 30 дней, если человек не прошёл испытательный срок. Подробности - на странице услуги.

Как снизить риск пропавшего сотрудника

Коротко: большая часть пропаж случается в первые месяцы работы. Честная вакансия, оформленный испытательный срок и контакт с человеком между предложением о работе и первым днём снимают большую часть этого риска.

22% новых сотрудников увольняются в первые 45 дней - цифра и причины из нашего разбора первых 90 дней сотрудника. Ещё 8,1% кандидатов исчезают между предложением и первым днём - тот же гостинг из статистики s-pro, что в начале статьи. Оттуда же берите чек-лист первой недели: он закрывает главный повод ранних уходов - разрыв между вакансией и реальностью.

Между предложением о работе и выходом выдерживайте три шага: письменное предложение в день финального интервью, один контакт каждые два-три дня, запасной кандидат из шорт-листа остаётся тёплым до выхода первого. Так меньше срывов по вине работодателя - и кандидаты не исчезают в тишине.

Оформляйте испытательный срок по правилам 2026 года: условие работает только в трудовом договоре, максимум три месяца (руководителям и главбухам - шесть), а список тех, кому испытание ставить нельзя, с 1 сентября расширился. Разбор с примерами и ценой ошибок - в статье про испытательный срок в 2026 году.

Вести «чёрный список» прогульщиков и делиться им нельзя: публикация данных человека без его согласия нарушает закон о персональных данных, юридической силы у таких списков нет. Проверку кандидатов проводите до найма: звонок предыдущему работодателю и рекомендации говорят больше любого списка; как организовать проверку - в статье о проверке кандидатов.

Что сделать сегодня

Коротко: пять действий на первый день: звонки с записью, акт, табель «НН», заказное письмо, контроль сроков. Процедура формально небыстрая, но первые документы начинаются прямо сейчас.

1. 1

   Свяжитесь по всем номерам

   Запишите дату, время и итог каждого звонка в служебную записку - это ваше доказательство попыток связаться.

2. 2

   Составьте акт об отсутствии

   За сегодня - и заводите новый за каждый рабочий день: цепочка актов должна быть непрерывной.

3. 3

   Поставьте в табель код «НН»

   Неявка по невыясненным причинам до установления причин; код прогула - только после акта с отказом от объяснений.

4. 4

   Отправьте заказное письмо

   С описью вложения и уведомлением о вручении на адрес регистрации - требование явиться и дать письменные объяснения.

5. 5

   Отметьте месяц со дня обнаружения

   В календарь: приказ об увольнении нужно успеть издать в месячный срок; полгода со дня прогула - жёсткий предел.

Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию юриста: в спорных ситуациях - больничный задним числом, спорная дата увольнения, длительное отсутствие исчезнувшего человека - решение лучше сверять с профильным юристом.

Если замена нужна «на вчера», передайте подбор в Рекрио: фиксированные 69 000 ₽ за вакансию, первые кандидаты - за 48 часов, замена в течение 30 дней, если человек не прошёл испытательный срок. Расчёт под вашу вакансию - на recrio.ru.

Источники

• Трудовой кодекс РФ, ст. 81 - КонсультантПлюс, редакция от 25.05.2026
• ТК РФ, ст. 193 - порядок применения дисциплинарных взысканий, zakonrf.info
• ТК РФ, ст. 84.1 и ст. 140 - оформление прекращения договора и расчёт, zakonrf.info
• ТК РФ, ст. 394 - последствия признания увольнения незаконным, zakonrf.info
• Вопрос № 169449 - Онлайнинспекция.рф (Роструд), 14.09.2022
• Вопрос № 166950 - Онлайнинспекция.рф (Роструд), 12.07.2022
• Что делать, если сотрудник не вышел на работу - Сбер pro_business, юрист Дарья Ахтырко, 2026
• Сотрудник не выходит на работу: акты, розыск и увольнение - Bejure, 20.09.2026
• Топ-10 главных проблем найма в 2026 и как их решить - s-pro.group, данные о гостинге
• Работник не вышел на работу: когда можно уволить за прогул, а когда нет - Контур.Эльба
• Постановление Пленума ВС РФ № 2 - «О применении судами Трудового кодекса», 17.03.2004