Проверка кандидата службой безопасности: как проходит

Проверка кандидата службой безопасности - это сверка его документов, судимости, долгов, судебных споров и прошлых мест работы до подписания трудового договора. Если в компании нет своей СБ, большую часть этой работы собственник может сделать сам - за один день и бесплатно, по открытым государственным базам. Разберём, что именно проверяют, в каком порядке, что разрешено по закону и где начинаются штрафы.

Сохраните эту статью: карта баз из неё пригодится при каждом следующем найме. А мы продолжим разбирать подбор без воды - сколько стоит закрыть вакансию, как выбрать агентство, что спросить на собеседовании.

Что проверяет служба безопасности у кандидата?

Коротко: подлинность документов, судимость, долги, банкротство, судебные дела, скрытый бизнес и рекомендации с прошлых мест работы. Для руководителей добавляются дисквалификация и кредитная история.

Стандартный набор проверки выглядит так:

• Паспорт и документы об образовании - подлинность.
• Судимость - справка, которую кандидат получает сам.
• Долги по исполнительным производствам - база ФССП.
• Банкротство - реестр ЕФРСБ.
• Судебные споры с участием человека - ГАС «Правосудие».
• Директорства, учредительство, статус ИП - реестры ФНС. Так находят конфликт интересов: кандидат идёт на закупки, а сам владеет компанией-поставщиком.
• Рекомендации - звонки бывшим руководителям.
• Открытые профили в соцсетях - что человек публикует сам.

Собеседование отвечает на вопрос «умеет ли человек работать», проверка - на вопрос «можно ли ему доверять доступ к деньгам, клиентам и документам». О том, как выстроить само собеседование, мы писали в статье про вопросы для собеседования.

Зачем проверять кандидата, который понравился на собеседовании?

Коротко: потому что резюме врут массово, а цена ошибки доходит до двенадцати годовых окладов.

По данным hh.ru, за последний год с недостоверными сведениями в резюме столкнулись 65% российских компаний. Чаще всего привирают про опыт и достижения; лидеры по фальсификациям - продажники и управленцы. А в опросе «Тинькофф Журнала» (июнь 2025) 44% соискателей сами признались, что хотя бы раз обманывали в резюме.

Во сколько обходится пропущенная проверка, описывает Ольга Якупова, исполнительный директор кадрового холдинга:

«

«Помимо затрат на зарплату и подбор, компания сталкивается с недополученной прибылью, повторным наймом и расходами на исправление ошибок. Если переводить это в деньги, ошибка найма может стоить компании от трех до двенадцати годовых окладов сотрудника - в зависимости от позиции и уровня ответственности».

Проверка не защищает от всех ошибок. Но она отсекает ту часть рисков, которая видна заранее: поддельный диплом, скрытый бизнес, долги у будущего финансиста.

Что работодателю можно проверять по закону, а что нельзя?

Коротко: смотреть открытые источники можно. Но собирать и хранить персональные данные кандидата - только с его письменного согласия. Проверка без согласия стоит 300-700 тысяч рублей штрафа.

Персональные данные регулирует 152-ФЗ. По статье 6 обрабатывать их можно с согласия человека, а статья 9 требует оформить это согласие письменно и указать цель. Трудовой кодекс добавляет свои правила. По главе 14 работодатель получает данные у самого работника. Запросить сведения у третьих лиц - бывших работодателей, вузов, банков - можно только с письменного согласия (пункт 3 статьи 86). Судимость относится к специальным категориям данных по статье 10 152-ФЗ: здесь без письменного согласия не работает ничего.

Штрафы по статье 13.11 КоАП выросли с 30 мая 2025 года:

• обработка данных без законных оснований - 150-300 тысяч рублей для компании;
• обработка без письменного согласия, когда оно обязательно, - 300-700 тысяч;
• повторное нарушение - 1-1,5 миллиона.

Покупка «пробивов» по серым базам и запросы «через знакомых» - отдельный риск: с декабря 2024 года за незаконный оборот персональных данных действует уголовная статья 272.1 УК РФ.

Прямого запрета на полиграф в законе нет, но проверять можно только добровольно и с письменного согласия кандидата. Отказ от полиграфа не может быть официальной причиной отказа в найме.

Юрист Елена Пушкарёва формулирует главное правило так:

«

«Сообщать данные кому-либо нельзя, если работник не дал на это согласие по своей воле. Такая норма определена статьей 7 Закона о персональных данных. А статья 9 этого же закона говорит, что сотрудник дает свое согласие только в письменной форме».

Если проверять каждого кандидата некогда, эту работу можно переложить на агентство. В Рекрио проверка входит в подбор: до того, как резюме попадёт к вам, мы сверяем документы, опыт и рекомендации. Подбор стоит фиксированные 69 000 ₽ за вакансию (условия с сайта recrio.ru), первые кандидаты - через 48 часов, а если человек не пройдёт испытательный срок, в течение 30 дней мы подберём замену бесплатно.

Как оформить согласие на проверку?

Коротко: отдельным документом, до начала проверки, с поимённым перечнем данных, целей и всех, кто эти данные получит. Галочка в анкете не подходит.

С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от других документов - «зашить» его в анкету или трудовой договор одной строкой больше нельзя. В документе должны быть:

• ФИО и паспортные данные кандидата;
• перечень данных, которые разрешено проверять;
• цели проверки - например, «оценка надёжности при приёме на должность»;
• все получатели данных поимённо: служба безопасности, агентство, бывшие работодатели;
• срок действия согласия и порядок отзыва;
• дата и подпись.

Доказывать, что согласие было, придётся работодателю. Храните подписанные согласия. Анкеты и результаты проверок кандидатов, которым отказали, «про запас» держать нельзя - после отказа данные нужно уничтожить.

По каким базам проверить кандидата самому и бесплатно?

Коротко: семь официальных сервисов покрывают суды, долги, банкротство, бизнес, дисквалификацию, дипломы и паспорт. На одного кандидата уходит пара часов.

• ГАС «Правосудие» (sudrf.ru) - судебные дела с участием человека. Искать по ФИО. Учитывайте однофамильцев: сверяйте регион и предмет спора. Публикуются не все дела, поэтому пустой результат ничего не доказывает.
• ФССП (fssp.gov.ru) - долги по исполнительным производствам. Поиск по ФИО, дате рождения и региону. Просроченные долги у кандидата на финансовую должность - прямой сигнал риска.
• ЕФРСБ (bankrot.fedresurs.ru) - банкротство. По закону о несостоятельности банкроту три года нельзя управлять юрлицом, пять лет - работать в руководстве страховых, МФО и фондов, десять лет - кредитных организаций.
• ЕГРЮЛ и «Прозрачный бизнес» (egrul.nalog.ru, pb.nalog.ru) - директорства, доли в компаниях, статус ИП. Прямого поиска человека по ФИО в ЕГРЮЛ нет, поэтому смотрите через сервис «Прозрачный бизнес» по названию компании кандидата.
• Реестр дисквалифицированных лиц (service.nalog.ru/disqualified.do) - запрет занимать руководящие должности. Поиск бесплатный, реестр обновляется ежедневно.
• ФИС ФРДО (страница на obrnadzor.gov.ru) - подлинность дипломов. Реестр неполон, особенно по старым документам: отсутствие записи не доказывает подделку, тогда запрашивайте вуз напрямую.
• Госуслуги (проверка паспорта) - действителен ли паспорт. Старого сервиса МВД больше нет, проверка переехала на Госуслуги: серия, номер - и статус документа.

Дополнительно для должностей с доступом к деньгам - перечень Росфинмониторинга (fedsfm.ru): причастность к экстремизму и терроризму.

Два документа самостоятельно не проверить. Кредитную историю работодатель получает только с письменного согласия через бюро кредитных историй; проще попросить кандидата самому принести отчёт - два раза в год это бесплатно через Госуслуги. Справку о судимости тоже получает сам человек - в МВД, МФЦ или на Госуслугах, бесплатно. Требовать её можно только для должностей, где судимость закрывает допуск по закону: педагоги, госслужба, транспортная безопасность. От остальных кандидатов справку можно просить, но не требовать.

Как проверить рекомендации с прошлых мест работы?

Коротко: звонком бывшему руководителю, после согласия кандидата. Звоните по телефону компании с её сайта - номер «руководителя» из резюме может принадлежать приятелю.

По данным hh.ru, каждый пятый кадровик сталкивался с вымышленными контактами «бывших работодателей». Поэтому сначала найдите компанию сами, позвоните на общий номер и попросите соединить с нужным человеком.

В разговоре достаточно пяти вопросов:

• В какие даты человек работал и в какой должности?
• Что входило в его зону ответственности?
• Какие результаты можете подтвердить?
• Почему расстались?
• Взяли бы его обратно?

На последний вопрос отвечают честнее всего: вежливая пауза перед ответом говорит больше самого ответа. О личной жизни, здоровье и планах на детей спрашивать нельзя - это за пределами трудовой функции.

Как проходит проверка кандидата службой безопасности по этапам?

Коротко: от анкеты и согласия до заключения - по оценкам профильных сервисов, один-пять рабочих дней, с запросами в госорганы до двух недель. Единого отраслевого стандарта сроков нет.

1. 1

   Анкета и согласие

   Кандидат подписывает согласие на обработку данных и заполняет анкету СБ: паспорт, места работы, образование, дополнительная занятость.

2. 2

   Документы

   Сверка паспорта, дипломов, трудовой истории с официальными реестрами.

3. 3

   Открытые базы

   Суды, долги, банкротство, бизнес, дисквалификация, перечень Росфинмониторинга; с согласия - кредитная история.

4. 4

   Рекомендации

   Звонки бывшим работодателям.

5. 5

   Открытые профили

   Анализ того, что кандидат публикует сам.

6. 6

   Интервью

   Беседа с сотрудником СБ; для ключевых позиций предлагают полиграф, добровольно.

7. 7

   Заключение

   Вывод о рисках без лишних персональных данных. Решение и формулировка отказа остаются за работодателем.

Что проверять для линейного персонала, финансистов и руководителей?

Коротко: глубина проверки зависит от цены ошибки на должности. Линейному сотруднику хватает документов, долгов и судимости там, где она обязательна; руководителю высшего звена проверяют всё, включая дисквалификацию и скрытый бизнес.

Два уточнения к сравнению. Рекомендации для руководителей собирают из двух-трёх независимых источников, иначе один лояльный бывший начальник решит исход проверки. А полиграф - строго добровольная история: его предлагают на ключевых позициях с доступом к деньгам и коммерческой тайне, и отказ не может быть причиной отказа в найме.

При массовом найме на склад, производство или в розничную торговлю не растягивайте проверку на недели. Базовый контур - паспорт, ФССП, справка там, где она обязательна - закрывается в день собеседования.

Какие ошибки при проверке обходятся дороже всего?

Коротко: дороже всего стоят нарушения закона при самой проверке: работа без согласия, серые базы, чёрные списки и необоснованный отказ.

Пять ошибок, которые встречаются чаще всего:

• Проверка без письменного согласия. Штраф 300-700 тысяч рублей уже за первое нарушение, при повторе - до полутора миллионов.
• Покупка пробивов по серым базам. С декабря 2024 года это риск уголовной ответственности по статье 272.1 УК РФ - тяжелее любого штрафа.
• Чёрные списки сотрудников. Публиковать данные человека без его согласия незаконно, а ссылаться на такой список как на причину отказа - ещё и бесполезно: юридической силы у него нет.
• Необоснованный отказ. Кандидат вправе оспорить отказ в суде по статье 64 ТК РФ. Формулируйте отказ по деловым качествам и будьте готовы его подтвердить.
• Хранение анкет отклонённых кандидатов. Данные тех, кому отказали, уничтожают. «База на будущее» без согласия - нарушение.

Больше ошибок на других этапах найма мы разобрали в статье про 5 ошибок при найме.

Что делать, если своей службы безопасности нет?

Коротко: три пути - проверять самому по открытым базам, заказывать разовую проверку или переложить проверку на кадровое агентство вместе с подбором.

Проверка своими силами по схеме из этой статьи занимает пару часов на кандидата и ничего не стоит. Разовая проверка у профильных сервисов обходится ориентировочно в 500-5 000 ₽ за человека в зависимости от глубины - это оценки самих сервисов, единого прайса на рынке нет. Третий путь - агентство, где проверка встроена в подбор и не оплачивается отдельно.

Если выбираете агентство, спросите прямо, что именно оно проверяет до отправки кандидата и готово ли отвечать за это заменой. Полный список вопросов - в статье про выбор кадрового агентства.

Источники

• Гарант.ру - ответственность за нарушения при обработке персональных данных, актуальные штрафы по статье 13.11 КоАП РФ
• КонсультантПлюс - может ли работодатель запрашивать сведения о судимости
• HeadHunter - как проверяют кандидатов, комментарии юриста о полиграфе
• Коммерсантъ, 20.10.2025 - 65% компаний столкнулись с ложью в резюме
• Тинькофф Журнал, 05.06.2025 - опрос об обмане в резюме
• zakon.kz, 08.05.2026 - цена ошибки найма, комментарий Ольги Якуповой
• Центральный банк РФ - перечень открытых источников для проверки кандидатов
• Трудовой кодекс РФ - статьи 64, 65, глава 14 (статьи 86-90)

Не хотите тратить часы на проверку каждого кандидата? Передайте подбор в Рекрио - мы проверим людей до того, как они попадут к вам на собеседование: подбор персонала в Рекрио.