Воронка подбора персонала: как считать переходы и ожидание

Чтобы посчитать воронку подбора персонала, возьмите одну вакансию и одну группу кандидатов. Для каждого этапа запишите, сколько людей перешло дальше, сколько завершило отбор и сколько ещё ждёт решения. Процент перехода без этих трёх чисел может ввести в заблуждение: ожидание встречи ещё не означает отказ.

Ниже — способ вести такой учёт в обычной таблице. Он подходит для разбора конкретного поиска, когда руководителю нужно понять, какое действие задержалось и у кого запросить решение. Рыночных норм конверсии здесь нет: результат зависит от роли, условий и порядка отбора.

Определите, что именно считается пройденным этапом

Название «интервью» двусмысленно: человека пригласили, согласовали время или уже поговорили? Для подсчёта нужны события с понятным признаком завершения. Возьмите свой реальный процесс и подпишите каждое событие.

• Получен отклик: кандидат сам откликнулся на эту вакансию. Найденные рекрутером резюме учитывайте отдельно, пока человек не ответил и не подтвердил интерес.
• Состоялся первый разговор: обсудили задачу и основные условия. Отправленное сообщение и попытка звонка не равны состоявшемуся разговору.
• Проведена встреча с руководителем: встреча завершилась, её результат записан. Приглашение на будущую дату сюда не попадает.
• Направлено предложение: кандидату передали согласованные условия. Отдельно отмечайте ответ на него.
• Сотрудник вышел: человек фактически приступил к работе. Согласованная дата и обещание выйти — ещё не выход.

Если есть тестовое задание или дополнительная встреча, добавьте их в схему. Не вводите этап ради отчёта, если такого действия в вашем отборе нет. Если порядок меняется, отметьте дату и версию: группы с разными маршрутами напрямую сравнивать неудобно.

Соберите одну группу и сохраните историю

Например, возьмите людей, откликнувшихся на одну вакансию за выбранную неделю, и следите за ними до результата. Это одна группа, даже если встречи прошли позже. Для новой недели заведите следующую группу. Повторное сообщение от того же человека не добавляет ещё одного кандидата.

Одна строка — один кандидат в рамках этой вакансии. Сохраните даты достигнутых событий: если человек уже получил предложение, факт состоявшейся встречи не исчезает из учёта. Иначе вместо воронки получится только список текущих статусов.

Для управленческой сводки достаточно кодов. Контакты и рабочую переписку оставьте в месте с ограниченным доступом, где команда уже ведёт подбор. Если один человек рассматривается на разные вакансии, учитывайте каждый процесс отдельно и не складывайте такие строки в число уникальных людей по компании.

Отделите завершённый отказ от ожидания

На каждом достигнутом этапе разложите людей на три части: перешли к следующему событию; завершили отбор до него; остаются в работе. Сумма должна совпасть с числом людей, дошедших до этого этапа. Это простая проверка пропущенных строк и двойного счёта.

Неответивший кандидат сначала остаётся в работе с назначенным следующим действием. Когда вы завершаете попытки связаться по принятому в компании порядку, отметьте завершение и «связаться не удалось». Не записывайте «не устроила зарплата», если человек этого не сообщил. Отдельно фиксируйте отказ компании: он может означать, что проверка требований сработала, а не что подбор сломан.

Посчитайте переход на учебном примере

Все числа ниже условные. Это упражнение для одной вакансии, а не результаты Recrio и не ориентир для вашего найма. В выбранной группе 20 откликнувшихся; таблицу составили на одну контрольную дату.

В первой строке дальше — состоявшийся разговор, во второй — проведённая встреча, в третьей — отправленное предложение. Каждая строка описывает тех же людей на разных участках пути. Складывать 20, 12 и 6 нельзя: это не разные кандидаты.

Переход из разговора во встречу на контрольную дату: 6 / 12 × 100% = 50%. Ещё 2 из 12 человек остаются в работе: около 16,7%. Эти двое ещё могут попасть на встречу, поэтому их нельзя записать в потери. Трое из первой строки ещё могут дойти до разговора: тогда база второго этапа вырастет. На следующую контрольную дату пересчитайте и число переходов, и число дошедших до этапа. Итоговую долю для этой группы можно получить, когда до разговора и между разговором и встречей не останется людей в работе.

Проверка второй строки: 6 + 4 + 2 = 12. В третьей строке 4 + 1 + 1 = 6. Один завершённый отбор после встречи — 1 из 6, около 16,7%. За заметным процентом стоит всего один случай: сначала разберите его, прежде чем менять весь процесс. Если до этапа никто не дошёл, вместо деления на ноль поставьте «нет данных».

Выберите действие по строкам, а не по одному проценту

Сначала посмотрите, кто остаётся в работе и что мешает следующему шагу. Затем проверьте причины завершённых отборов. Низкий переход показывает место для разбора, но сам по себе не объясняет причину.

• Люди ждут решения компании. Откройте строки, найдите просроченные договорённости и назовите ответственного. Кандидату сообщите новый срок, если прежний не соблюдён.
• После первого разговора повторяется отказ из-за графика. Сверьте записи разговоров с опубликованными условиями и тем, что компания действительно может предложить. Не меняйте график по догадке.
• Руководитель отклоняет людей по одному навыку. Проверьте, был ли он обязательным с начала поиска и как его оценивали. Возможно, нужно уточнить первичную проверку, а не покупать больше откликов.
• Причины завершения не записаны. Сначала восстановите известное по рабочим заметкам; неизвестное оставьте неизвестным. Столбец с домыслами не поможет выбрать решение.

Зафиксируйте одну правку: что меняем, кто делает и когда смотрим результат. Например: «После встречи руководитель записывает решение к согласованному сроку; рекрутер отмечает дату ответа и сообщает следующий шаг». На следующем разборе проверьте исполнение этой договорённости и случаи задержки. Само изменение таблицы не подтверждает улучшения найма.

Не смешивайте результат группы с нагрузкой недели

Отчёт «за неделю провели шесть встреч и отправили два предложения» показывает выполненную работу. Предложения могли получить люди, чьи встречи прошли раньше. Делить два на шесть и называть результат конверсией встречи в предложение нельзя без проверки, что это одна и та же группа.

Держите две отдельные сводки: действия за период — для загрузки команды; путь одной группы — для переходов и причин завершения. В сводке группы всегда указывайте дату среза и остаток в работе. После завершения всех отборов можно подвести её итог. Пока они продолжаются, показывайте текущие числа без обещания окончательного результата.

Начните с одной вакансии. Если сумма по каждому этапу сходится, ожидание отделено от отказа, а у оставшихся в работе есть следующее действие и ответственный, таблица уже помогает управлять поиском. Для этого не требуется угадывать «правильный» процент перехода.

Источники

• Как бизнесу найти проблемы в найме: разбираем по шагам
• Как общение с кандидатами влияет на результат найма